Abgaben sparen mit dem Verpflegungsmehraufwand

Pauschalversteuerung als interessanter Gehaltsbestandteil

Ein Verpflegungsmehraufwand entsteht Arbeitnehmern im Rahmen einer Auswärtstätigkeit, denn auf einer Dienstreise erfolgt die Verpflegung häufig in Hotels oder Gaststätten und ist damit teurer als zu Hause. Diesen Verpflegungsmehraufwand, der oft auch als Spesen bezeichnet wird, darf der Arbeitgeber im Rahmen von festgelegten Pauschalen steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Hierbei wird bei Inlandsreisen zwischen zwei Pauschalen unterschieden: Die erste Verpflegungspauschale beträgt 12,00 € und gilt für Geschäftsreisen von einer Dauer zwischen acht und 24 Stunden sowie für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Geschäftsreisen. Die zweite Verpflegungspauschale beträgt 24,00 € und kann für volle Abwesenheitstage – genauer gesagt für eine ganztägige Abwesenheit über 24 Stunden (0:00 Uhr bis 24:00 Uhr) erstattet werden. Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalbeträge.

Zu beachten ist, dass die Pauschalen zu kürzen sind, wenn der Arbeitgeber die Kosten für die Verpflegung ganz oder teilweise übernimmt. Beispielsweise sind die Pauschalen um 4,80 € zu kürzen, wenn der Mitarbeiter neben einer Übernachtung auch ein kostenloses Frühstück erhält. Zusätzlich ist wichtig, dass die Pauschalen bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit am selben auswärtigen Beschäftigungsort maximal für einen Zeitraum von drei Monaten gezahlt werden dürfen.

Die steuer- und sozialversicherungsfreie Auszahlung der pauschalen Verpflegungsmehr-aufwendungen ist in Branchen mit vermehrter Auswärtstätigkeit (z.B. Baubranche oder Transportgewerbe) bereits häufig ein fester Gehaltsbestandteil. Unbeachtet bleibt aber oft die Möglichkeit die ausgezahlten Pauschalen zu erhöhen. So ist es zulässig, die Auszahlung der Pauschalen maximal zu verdoppeln und der Arbeitgeber versteuert den Erhöhungsbetrag pauschal mit 25% (§ 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG). Da die persönlichen Steuersätze der Mitarbeiter oftmals über diesem Satz liegen, werden hierdurch zum einen Steuern gespart. Zum anderen sind auf den Erhöhungsbetrag keine Sozialversicherungsabgaben zu zahlen. Damit ist die Aufstockung der Verpflegungsmehraufwendungen eine echte Alternative zu einer Gehaltserhöhung. Die Auswirkung macht folgendes Beispiel deutlich:

Bei einer Inlandsdienstreise mit Start am Montag und Rückkehr am Donnerstag dürfen Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von € 72,00 gänzlich steuer- und beitragsfrei erstattet werden. Zusätzlich darf der Arbeitgeber maximal den gleichen Betrag noch einmal auszahlen und muss auf diesen pauschal 25% Lohnsteuer zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer abführen. Im Vergleich zu einer Gehaltserhöhung fallen hier aber nicht die Sozialversicherungsabgaben für den Arbeitgeber an, die regelmäßig auch bei über 20% liegen. Der Arbeitnehmer spart die persönliche Lohnsteuer und seine Sozialversicherungsabgaben. Damit sind die Gesamtabgaben deutlich geringer als bei einer Gehaltserhöhung.

Frank Hölter
Steuerberater der Kanzlei
Volbers Vehmeyer Partner in Neuenhaus