Das steuerfreie Handy vom Chef

Begünstigt sind auch z.B. Tablet-PC oder Laptop

Wenn Arbeitgeber ihre Mitarbeiter belohnen wollen, denken sie meist an eine Lohnerhöhung. Die Zahlung von mehr Geld ist aber steuerlich gesehen die teuerste Variante. Günstiger ist es, wenn der Arbeitnehmer mit bestimmten Sachbezügen bedacht wird. Eine oft unbedachte Variante der steuerfreien Sachbezüge ist die sogenannte „Überlassung von Datenverarbeitungsgeräten und Telekommunikations-geräten“ gemäß § 3 Nr. 45 EStG.

Nach dieser Vorschrift ist es möglich, den Mitarbeitern technische Geräte zur privaten Nutzung zur Verfügung zu stellen, ohne dass hierdurch steuerliche Konsequenzen entstehen. Wichtige Voraussetzung ist jedoch, dass das Gerät im Eigentum des Arbeitgebers bleibt. Die Steuerfreiheit betrifft Geräte wie PC, Laptop, Notebook, Tablet-PC, Telefon, Handy oder Smartphone – samt Zubehör und zugehöriger Software. Da auch Kosten für Verbindungsentgelte begünstigt sind, darf der Arbeitgeber z.B. auch den dazugehörigen Mobilfunkvertrag übernehmen. Den Vorteil machen folgende Beispiele deutlich:

Bei einer Gehaltserhöhung in Höhe von monatlich € 50,00 brutto verbleibt beim Arbeitnehmer netto meist nur ca. die Hälfte. Wenn aber der Chef anstatt des Geldes einen Mobilfunkvertrag im Wert von € 50,00 abschließt und dem Mitarbeiter das Gerät samt Vertrag überlässt, hat der Mitarbeiter einen Vorteil in voller Höhe. Ein anderes Beispiel wäre die Überlassung eines Laptops anstatt der Auszahlung von Weihnachts- oder Urlaubsgeld.

Grundsätzlich sollte der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer eine schriftliche Vereinbarung über die Nutzung der Geräte treffen und darin auch die Rückgabe der Geräte im Falle einer Kündigung vereinbaren. Wenn der Arbeitgeber befürchtet, dass bei laufenden Verträgen zu hohe Kosten entstehen, so kann er in der Vereinbarung den monatlichen Betrag nach oben begrenzen und die übersteigenden Kosten beispielsweise über die Lohnabrechnung einbehalten. Positiver Nebeneffekt für den Arbeitgeber ist zudem die erhöhte Mitarbeiterbindung durch die Vereinbarung.

Besonders interessant kann diese Gestaltung übrigens bei Arbeitnehmern sein, die im Rahmen eines Mini-Jobs beschäftigt sind. Eine Anrechnung des Vorteils aus der Überlassung auf die 450 € Grenze findet bei richtiger Gestaltung nicht statt.

Frank Hölter
Steuerberater der Kanzlei
Volbers Vehmeyer Partner
in Neuenhaus