Steuertipp Mai 2025

Meldepflicht für Registrierkassen

Unternehmen müssen bis Ende Juli tätig werden

Ein Gesetz aus dem Jahr 2016 verpflichtet Unternehmen, ihre elektronischen Kassensysteme ab dem 1. Januar 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszustatten. In diesem Zusammenhang wurde auch die umstrittene Quittungspflicht ab 2020 eingeführt. Zudem verpflichtete das Gesetz die Unternehmen, die eingesetzten Kassensysteme innerhalb eines Monats nach Anschaffung elektronisch an das zuständige Finanzamt zu melden. Obwohl diese Meldepflicht ebenfalls ab 2020 gilt, ist es der Finanzverwaltung lange Zeit nicht gelungen, die elektronische Meldung der Daten technisch anzubieten.

Nach nunmehr 5 Jahren stehen seit Anfang 2025 die technischen Möglichkeiten zur Verfügung. Die Meldungen können und müssen nun über das Elster-Portal oder sogenannte EriC-Schnittstellen erfolgen. Betroffen sind elektronische Kassensysteme, aber auch andere elektronische Aufzeichnungssysteme wie Waagen mit Kassenfunktion, Taxameter oder Wegstreckenzähler.

Gemeldet werden müssen folgende Informationen:

  • Name und Steuernummer
  • Informationen zur Betriebsstätte, in der das Kassensystem eingesetzt wird
  • Art des elektronischen Kassensystems (z.B. PC-Kasse, Tablet-/App-Kassen-System, elektronische Registrierkasse)
  • Name des Herstellers und des Modells
  • Name und Version der eingesetzten Software
  • Seriennummer des verwendeten Kassen-Systems
  • Anschaffungsdatum und Datum der Inbetriebnahme
  • Informationen zur TSE wie u.a. Seriennummer und Zertifizierungs-ID
  • das Datum der Außerbetriebnahme

Für bereits angeschaffte Systeme muss die Meldung bis zum 31. Juli 2025 erfolgen. Für Systeme, die nach dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, muss die Meldung innerhalb eines Monats nach Anschaffung erfolgen. Die Außerbetriebnahme muss ebenfalls innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme gemeldet werden.

Da Verstöße gegen die Meldepflicht mit einem Zwangsgeld geahndet werden können, ist es für alle Unternehmen mit elektronischen Kassen wichtig, sich mit diesem Thema zu beschäftigen und die genannten Fristen im Blick zu haben.

Frank Hölter
Steuerberater der Kanzlei
VVP in Neuenhaus