Neue Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand ab 2020

Ein Verpflegungsmehraufwand entsteht Arbeitnehmern im Rahmen einer Auswärtstätigkeit, denn auf einer Dienstreise erfolgt die Verpflegung häufig in Hotels oder Gaststätten und ist damit teurer als zu Hause. Diesen Verpflegungsmehraufwand, der oft auch als Spesen bezeichnet wird, darf der Arbeitgeber im Rahmen von festgelegten Pauschalen steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Hierbei wird zwischen zwei Pauschalen unterschieden:

Für Geschäftsreisen von einer Dauer zwischen 8 und 24 Stunden sowie für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Geschäftsreisen beträgt die Verpflegungspauschale ab dem Jahr 2020 14,00 € (bislang 12,00 €). Für volle Abwesenheitstage – genauer gesagt für eine ganztägige Abwesenheit über 24 Stunden (0:00 Uhr bis 24:00 Uhr) – beträgt die Verpflegungspauschale ab dem Jahr 2020 28,00 € (bislang 24,00 €). Für Auslandsreisen gelten zusätzlich länderspezifische Pauschalbeträge.

Zu beachten ist, dass die Pauschalen zu kürzen sind, wenn der Arbeitgeber die entstehenden tatsächlichen Kosten für die Verpflegung ganz oder teilweise übernimmt. Diese Kürzungen wurden durch die geänderten oben genannten Pauschalen ebenfalls angepasst. Ab 2020 sind die Pauschalen um 5,60 € für ein kostenlosen Frühstück und um 11,20 € für ein kostenloses Mittag- oder Abendessen zu kürzen. Zusätzlich ist wichtig, dass die Pauschalen bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit am selben auswärtigen Beschäftigungsort maximal für einen Zeitraum von drei Monaten gezahlt werden dürfen.

Die steuer- und sozialversicherungsfreie Auszahlung der pauschalen Verpflegungsmehraufwendungen ist in Branchen mit vermehrter Auswärtstätigkeit (z.B. Baubranche oder Transportgewerbe) häufig bereits ein fester Gehaltsbestandteil. Unbeachtet bleibt aber oft die Möglichkeit der Erhöhung der ausgezahlten Pauschalen. So ist es zulässig, die Auszahlung der Pauschalen maximal zu verdoppeln und der Arbeitgeber versteuert den Erhöhungsbetrag pauschal mit 25% (§ 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG). Da die persönlichen Steuersätze der Mitarbeiter oftmals über diesem Satz liegen, werden hierdurch Steuern gespart. Zudem sind auf den Erhöhungsbetrag keine Sozialversicherungsabgaben zu zahlen. Damit ist die Aufstockung der Verpflegungsmehraufwendungen eine echte Alternative zu einer Gehaltserhöhung. Die Auswirkung macht folgendes Beispiel deutlich:

Bei einer Inlandsdienstreise mit Start am Montag und Rückkehr am Donnerstag dürfen ab dem Jahr 2020 Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 84,00 € (bislang 72,00 €) gänzlich steuer- und beitragsfrei erstattet werden. Zusätzlich darf der Arbeitgeber maximal den gleichen Betrag noch einmal auszahlen und muss auf diesen pauschal 25% Lohnsteuer zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer abführen. Im Vergleich zu einer Gehaltserhöhung fallen hier aber nicht die Sozialversicherungsabgaben für den Arbeitgeber an, die regelmäßig auch bei über 20% liegen. Der Arbeitnehmer spart die persönliche Lohnsteuer und seine Sozialversicherungsabgaben. Damit sind die Gesamtabgaben deutlich geringer als bei einer Gehaltserhöhung.

Heike Oudehinken

Steuerberaterin der Kanzlei

Volbers Vehmeyer Partner in Neuenhaus