Das elektronische Fahrtenbuch

Moderne Systeme versprechen Komfort und Rechtssicherheit

Es gibt Themen, bei denen das Finanzamt genau hinschaut. Erfahrungsgemäß gehört hierzu für Unternehmer der Firmenwagen und für Angestellte der Dienstwagen, denn in aller Regel werden diese Autos nicht nur betrieblich bzw. dienstlich genutzt, sondern auch für Privatfahrten. Diese private Nutzung muss versteuert werden und kann Monat für Monat oft einige Hundert Euro an Steuerlast verursachen.

Für die Ermittlung der Steuer auf die Privatnutzung akzeptiert das Finanzamt zwei Methoden. Zum einen kann der private Nutzungswert bequem und pauschal mit der sogenannten 1%-Regelung ermittelt werden. Dieser pauschale Ansatz muss womöglich noch um die 0,03%-Regelung für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb ergänzt werden und ist häufig die Variante mit der höchsten Steuerlast. Zum anderen kann der private Nutzungsanteil mit einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch nachgewiesen werden. Weil dabei nur die tatsächliche Nutzung außerhalb der Arbeit versteuert wird, ist die Fahrtenbuch-Methode häufig deutlich günstiger. Die Steuerersparnis mit einem Fahrtenbuch ist insbesondere dann besonders hoch, wenn die Privatnutzung vergleichsweise gering ist, das Auto einen hohen Bruttolistenpreis hat oder wenn ein gebrauchtes Fahrzeug angeschafft wird.

Dem Vorteil der Steuerersparnis steht allerdings der deutliche Nachteil des lästigen Führens eines Fahrtenbuches gegenüber. Für eine Anerkennung durch das Finanzamt müssen lückenlos und zeitnah sämtliche Fahrten mit Datum, Kilometerstand, Reiseroute und Reisezweck niedergeschrieben werden. Schon kleinste Fehler können dabei die steuerliche Anerkennung verwerfen.

Neben der klassischen Variante mit Kugelschreiber verbreiten sich aktuell zunehmend elektronische Fahrtenbücher. Besonders beliebt sind dabei Lösungen, bei denen ein Stecker an das sogenannte On-Board-Diagnose-System (OBD) angeschlossen wird, das serienmäßig in fast allen Autos eingebaut ist. Das Anbringen des Steckers kann jedermann selbst erledigen. In dem Stecker befinden sich ein GPS-Modul, ein Modul zur Datenübertragung sowie ein Prozessor, der Fahrzeugdaten ausliest. Mit jeder Fahrt zeichnet der Stecker dann nötige Daten wie Kilometerstände, Start- und Zielort sowie Datum mit Uhrzeit auf. Diese Daten werden meist an eine App auf dem Smartphone übertragen und der Nutzer muss nur noch bequem angeben, ob die aufgezeichnete Fahrt privat oder beruflich veranlasst war. Für berufliche Fahrten ist zudem der Zweck der Reise zu ergänzen. Bei wiederkehrenden Fahrten lernt die Anwendung und schlägt meist schon den richtigen Reisezweck vor.

Eine solche „Stecker-Lösung“ kostet in der Anschaffung regelmäßig mehrere hundert Euro oder wahlweise eine monatliche Gebühr von z.B. ca. 20 Euro. Da die Steuerersparnis aber häufig deutlich größer ist, sind die Ausgaben schnell ausgeglichen. Ihr Steuerberater kann die persönliche Steuerersparnis ausrechnen und zudem beraten, wann ein Wechsel der Methodik möglich und sinnvoll ist. Zudem sollte im Vorfeld geklärt werden, ob das geplante System tatsächlich rechtssicher die notwendigen Daten aufzeichnet.

Heike Oudehinken
Steuerberaterin der Kanzlei
Volbers Vehmeyer Partner in Neuenhaus